Деловая переписка по электронке

Являются ли письма, отправленные по электронной почте, официальной перепиской? И может ли такая переписка быть надлежащим доказательством в арбитражном суде?

В соответствии с частью 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ документы, полученные посредством электронной связи, в том числе через интернет, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены законом или договором.

Следовательно, если у вас в договоре предусмотрена возможность обмена документами по электронной почте и указаны адреса электронных почт сторон, то ваша электронная переписка будет являться надлежащим письменным доказательством в арбитражном суде. Главное, чтобы эта переписка велась с использованием именно тех электронных адресов, которые указаны в договоре.

Пункт в договоре о возможности переписки по электронке может быть изложен, к примеру, следующим образом: «Стороны вправе предоставлять друг другу документы по электронной почте, факсу, а также любым другим способом, позволяющим с достоверностью определить, что документ исходит от одной Стороны и направляется другой Стороне настоящего договора».

Если же в вашем договоре возможность обмена документами по электронке не предусмотрена и (или) не указаны электронные адреса сторон, не отчаивайтесь. На практике суд зачастую принимает и такую переписку, при наличии доказательств того, что документ исходил от одной стороны договора и направлялся другой стороне договора (то есть, что переписка велась именно между сторонами договора). Доказать, что адрес электронной почты принадлежит твоему контрагенту бывает не так уж и сложно: этот адрес может быть указан на фирменном бланке, на сайте, в рекламном буклете, в справочниках и т.д.

Если вы прикрепили к своему электронному письму какой-нибудь файл, то название этого файла должно быть не «Image_1.pdf», а, к примеру, «Претензия исх. № 25 от 03.04.2020 2 л.pdf». При этом в теле письма обязательно нужно указать не «ловите скан», а что-то вроде «Здравствуйте. Направляю в ООО „Промгаз“ претензию исх. № 25 от 03.04.2020 по договору поставки № 05-12 от 05.12.2019 (см. прикрепленный файл)». И далее можно вставить текст самой претензии.

Представлять электронную переписку в суд желательно в виде нотариально заверенного протокола осмотра письменных доказательств. Такая услуга нотариуса стоит не дешево, но зато в суде принимается без вопросов.

Есть и другие юридические нюансы относительно формы и содержания электронной переписки. При возникновении вопросов смело обращайтесь.